Praxismanagement | Mitarbeiterführung 12.10.2018

Raus aus der Arbeitszeit-Falle: Überstunden richtig managen

Arbeitgeber sind in der Pflicht vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten einzuhalten. Analysen der Alltagsabläufe können helfen, Verbesserungen der Überstundenproblematik zu erreichen.

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Die Alltagsorganisation einer Tierklinik ist komplex: Wenn auf zu viele Termine zu wenig Tierärzte kommen, die Koordination zwischen Ärzten und Rezeptionisten nicht stimmt, Stoßzeiten durch zusätzliche Notfälle belastet werden oder keine Zeit für das Schreiben von Berichten eingeplant ist, können sich Überstunden schnell anhäufen. Rechtlich kann dies für Arbeitgeber zum Problem werden, da sie verpflichtet sind das Arbeitszeitgesetz einzuhalten. Dieses begrenzt zum Schutze des Arbeitnehmers die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit, setzt Mindestruhepausen während der Dienste und Mindestruhezeiten zwischen Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen fest. Zudem enthält es Schutzvorschriften zur Nachtarbeit. Klinikleiter werden hier in die Verantwortung genommen: Es gehört zu ihren Aufgaben die anfallende Arbeit einzuschätzen und durch eine vorausschauende Planung der Arbeitskräfte sowie ein gekonntes Personalmanagement zu erreichen, dass alle Angestellten ihre Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können. Hierbei gilt es nicht nur die Tages-, sondern auch die Wochenhöchst­arbeitszeit einzuhalten.

Abläufe analysieren
Um zu verstehen wo Überstunden überhaupt entstehen, muss die Klinikleitung zunächst Ursachenforschung betreiben. Wie sind die Abläufe im Klinikalltag? Welche Serviceleistungen werden in welcher Zeit angeboten? Wie sind die Wochenenden, Feiertage und Nachtdienste organisiert? Dabei gilt es zu beachten, dass auch das Schreiben von Berichten nicht unerheblich Zeit kostet.
Nur wer das Arbeitsaufkommen in realistischen Zahlen vorliegen hat, kann berechnen, wieviele Angestellte benötigt werden, um die Zeiten abdecken zu können (siehe Kasten).

Lösungsansätze
Aus ihrer Tätigkeit als Beraterin weiß Tierärztin Kim Middeldorf, dass bereits kleine Anpassungen der Schichtplanung die Überstundenproblematik deutlich entzerren können. Sie hat gute Erfahrung mit variablen Schichtlängen und überlappenden Schichten gemacht. Wird der Notdienst durch eine zusätzliche Spätschicht unterstützt, können in kürzerer Zeit mehr Termine abgearbeitet, bzw. die Tiere auf Station versorgt werden.
Lisa-Marie Petersen

Wieviele Angestellte benötige ich?
Bestandsaufnahme: Wie sieht es in Ihrer Klinik aus? Servicezeit: wieviele Tage haben Sie wie lange geöffnet? Wie ist die Sprechstundenzeit? Wieviele Angestellte sind in Voll- und wieviele in Teilzeit beschäftigt? Besetzung der Sprechstunde? Besetzung des OPs und der Station?

Arbeitsjahr 2018
Das Jahr 2018 hat 261 Arbeitstage,
104 Wochenendtage und je nach Bundesland bis zu zehn Feiertage.

Anzahl der Arbeitsstunden: Die Anzahl der abzudeckenden Stunden berechnet sich aus der Öffnungszeit der Klinik (wieviele Tage, wieviele Stunden), der Sprechstunden- und Notdienstzeit sowie der Besetzungsstärke.

Verfügbare Stunden pro Mitarbeiter: Jeder Vollzeitmitarbeiter steht Ihnen im Durchschnitt 214 Tage (von den Arbeitstagen abzuziehen: Urlaub, Krankheit, Fortbildung) im Jahr für acht Stunden/Tag zur Verfügung. Daraus ergeben sich 1712 Stunden pro Mitarbeiter/Jahr.

Daraus folgt die Berechnung der benötigten Zahl von Vollzeitstellen: Zahl der abzudeckenden Stunden ÷ verfügbare Stundenzahl/Mitarbeiter
Für konkrete Beispiele und Lösungsansätze besuchen Sie Kim Middeldorfs Vortrag am 16.11.18 um 09.45 Uhr auf dem bpt-Kongress in Hannover.